23.08.2025 מאת: רמי מועלם 17 דקות קריאה

מעקב מסמכים - ניטור קבצים מתקדם בזמן אמת

מעקב מסמכים הוא כלי מתקדם לפיקוח דיגיטלי המאפשר ניטור מלא של כל הקבצים והמסמכים במכשיר. המערכת מנטרת מסמכי Word, PDF, Excel, PowerPoint, קבצי טקסט, מצגות, גיליונות אלקטרוניים, מסמכי עבודה, חוזים, דוחות ותוכן עסקי. SpyPhone מציע פתרון מעקב מסמכים מקיף המאפשר לראות בדיוק איזה קבצים נוצרו, נערכו או נמחקו, מתי ומאיפה, זיהוי תוכן רגיש או מסווג, מעקב אחרי פעילות מסמכים ושיתוף קבצים לבטיחות מידע מקסימלית.

מעקב מסמכים וקבצים בזמן אמת

מעקב מסמכים

מעקב מסמכים הוא עוד כלי חזק שספייפון נותנת לך. מתקינים את האפליקציה באנדרואיד, ומאותו רגע אתה יכול לראות את כל המסמכים ששמורים במכשיר - Word, Excel, PowerPoint, PDF, קבצי טקסט, חוזים, דוחות וכל סוג של קובץ עבודה.

המערכת שומרת לך הכול במקום אחד - בפאנל ניהול מסודר שמציג מה נפתח, מה נערך ומה שותף. ככה אפשר לזהות גם מסמכים רגישים או קבצים שלא אמורים להיות שם.

כהורה זה חשוב - אתה יודע אם הילד יוצר או משתף קבצים עם מידע אישי או מסוכן, ומונע ממנו להיחשף או להפיץ דברים שלא מתאימים לגילו.

במקום עבודה זה כלי קריטי - אפשר לוודא שעובדים לא מעבירים החוצה מסמכים מסווגים, חוזים או מידע עסקי רגיש. ככה נשמרת האבטחה של החברה.

וספייפון לא רק מציגה קבצים - היא גם חכמה: מזהה תוכן רגיש, שולחת התראות על פעילות חריגה, מאפשרת לחסום סוגי קבצים מסוימים, ומנתחת דפוסי עבודה לאורך זמן. הכול בזמן אמת, בלי לפגוע בביצועי המכשיר.

מסמכי Word

ניטור מלא של כל מסמכי Word שנוצרו, נערכו או נשמרו.

קבצי PDF

מעקב אחרי כל קבצי ה-PDF במכשיר ופעילות הצפייה.

גיליונות אלקטרוניים

ניטור קבצי Excel וגיליונות נתונים.

מצגות

מעקב אחרי מצגות PowerPoint ומסמכי הצגה.

מעקב מסמכי Office

המערכת מנטרת את כל מסמכי Microsoft Office במכשיר בפירוט מלא ומספקת מידע מקיף על פעילות העבודה:

ניטור מסמכי Office מקיף

סוגי מסמכים

  • מסמכי Word (.docx, .doc)
  • גיליונות Excel (.xlsx, .xls)
  • מצגות PowerPoint (.pptx, .ppt)
  • מסמכי OneNote

מידע מפורט

  • תאריך ושעת יצירה ועריכה
  • מחבר המסמך
  • גודל וכמות עמודים
  • מיקום שמירה במכשיר

מה ספייפון מנטר במסמכי Office

  • מסמכים חדשים שנוצרו
  • עריכות ושינויים במסמכים
  • מסמכים שנמחקו
  • שיתוף מסמכים
  • גיבוי לעננים
  • הדפסת מסמכים
  • ייצוא לפורמטים שונים
  • עבודה משותפת על מסמכים
  • הערות ותגובות
  • מטא-דאטה של המסמכים

ניטור קבצי PDF

המערכת מספקת ניטור מלא של כל קבצי ה-PDF במכשיר ופעילות הצפייה בהם:

קבצי PDF מקומיים

מעקב אחרי קבצי PDF שנוצרו או נשמרו במכשיר.

  • • מסמכים שנוצרו מאפליקציות
  • • סריקות מסמכים
  • • קבצים שהומרו ל-PDF

קבצי PDF שהורדו

ניטור קבצי PDF שהורדו מהאינטרנט או התקבלו.

  • • הורדות מאתרי אינטרנט
  • • קבצים שהתקבלו במייל
  • • מסמכים מאפליקציות

פעילות צפייה

מעקב אחרי פעילות הצפייה בקבצי PDF.

  • • זמן צפייה במסמך
  • • עמודים שנצפו
  • • הערות וסימונים

עריכת PDF

ניטור פעילות עריכה בקבצי PDF.

  • • הוספת טקסט והערות
  • • סימון וציון
  • • מילוי טפסים

מעקב קבצי טקסט

המערכת מנטרת את כל קבצי הטקסט במכשיר ומספקת מידע מפורט על תוכנם ופעילותם:

ניטור קבצי טקסט מקיף

סוגי קבצי טקסט

  • קבצי TXT
  • קבצי RTF
  • קבצי Markdown
  • קבצי LOG

מקורות קבצים

  • קבצים שנוצרו במכשיר
  • קבצים שהורדו
  • קבצים שהתקבלו
  • קבצים מהעננים

ניתוח תוכן

  • כמות מילים ותווים
  • מילות מפתח
  • שפת הטקסט
  • רמת רגישות

ניטור גיליונות אלקטרוניים

המערכת מנטרת את כל גיליונות הנתונים במכשיר ומספקת מידע מפורט על הפעילות:

מעקב גיליונות נתונים

  • גיליונות Excel וGoogle Sheets
  • נתונים פיננסיים
  • דוחות וסטטיסטיקות
  • רשימות ומאגרי מידע
  • נוסחאות ופונקציות

ניתוח נתונים

  • כמות שורות ועמודות
  • סוגי נתונים
  • גרפים ותרשימים
  • מקרו וקוד VBA
  • קישורים חיצוניים

מעקב מצגות

המערכת מנטרת את כל המצגות במכשיר ומספקת מידע מפורט על תוכנן ופעילותן:

ניטור מצגות מקיף

סוגי מצגות

  • מצגות PowerPoint
  • Google Slides
  • מצגות Keynote
  • מצגות אחרות

תוכן המצגות

  • תמונות ומדיה
  • טקסט ותוכן
  • גרפים ותרשימים
  • אנימציות ומעברים

ניתוח תוכן מסמכים

המערכת מנתחת את תוכן המסמכים באמצעות בינה מלאכותית לזיהוי תוכן רגיש או מסווג:

ניתוח תוכן מתקדם

זיהוי מידע רגיש

  • מספרי אשראי
  • מספרי זהות
  • מספרי טלפון
  • כתובות מייל

ניתוח תוכן עסקי

  • חוזים והסכמים
  • מידע פיננסי
  • פרטי לקוחות
  • מידע מסווג

דירוג סיכון

  • תוכן בטוח
  • תוכן רגיש
  • תוכן מסוכן
  • תוכן אסור

מעקב שיתוף מסמכים

המערכת מנטרת את כל פעילויות השיתוף של מסמכים וקבצים:

ניטור שיתוף מסמכים

ערוצי שיתוף

  • שליחה במייל
  • העלאה לעננים
  • העברה ל-USB
  • שיתוף בבלוטות'

מידע על השיתוף

  • נמען השיתוף
  • זמן השיתוף
  • סוג הקובץ שנשלח
  • רמת הרשאות

בקרת גרסאות

המערכת מנטרת את כל השינויים במסמכים ומספקת בקרת גרסאות מתקדמת:

מעקב גרסאות

  • היסטוריית שינויים
  • השוואת גרסאות
  • שחזור גרסאות קודמות
  • מעקב אחר עורכים
  • תיעוד שינויים

היסטוריית פעילות

  • זמני עריכה
  • משך זמן העבודה
  • סוגי שינויים
  • תדירות עדכונים
  • דפוסי עבודה

אבטחה והגנת מידע

מעקב מסמכים מעורר שאלות חשובות של אבטחת מידע. SpyPhone מתחייב לשמירה על בטיחות המסמכים:

הגנת מסמכים

  • הצפנת מסמכים רגישים
  • אחסון מאובטח בעננים
  • גישה מוגבלת למסמכים
  • מחיקה בטוחה של נתונים
  • גיבוי מוצפן אוטומטי

בקרת גישה

  • הסכמה למעקב מסמכים
  • בחירת סוגי קבצים לניטור
  • הגדרות רגישות תוכן
  • זכות למחיקת נתונים
  • שקיפות בשימוש בנתונים

טיפים לשימוש אופטימלי במעקב מסמכים

  • • הגדירו התראות חכמות למסמכים רגישים בלבד
  • • השתמשו בפילטרים לסינון מסמכים לפי סוג ורגישות
  • • בדקו באופן תקופתי את דיוק זיהוי התוכן הרגיש
  • • צרו מדיניות ברורה לשימוש במסמכים
  • • למדו את העובדים על אבטחת מידע
  • • הקפידו על גיבוי קבוע של מסמכים חשובים
  • • השתמשו בכלי הניתוח להבנת דפוסי העבודה
  • • עדכנו באופן קבוע את מסדי נתוני זיהוי התוכן
  • • התייעצו עם מומחה בהגדרת מערכת מעקב מורכבת
  • • שמרו על איזון בין בטיחות לפרטיות
  • • בחנו תקופתית את יעילות המערכת
  • • השתמשו בדוחות המתקדמים לניתוח מעמיק

יכולות מעקב מסמכים

מסמכי Word
ניטור מסמכי Office
קבצי PDF
מעקב מסמכי PDF
גיליונות נתונים
ניטור קבצי Excel
מצגות
מעקב מצגות PowerPoint
קבצי טקסט
ניטור מסמכי טקסט

למה מעקב מסמכים חשוב?

  • הגנה ממידע רגיש
  • זיהוי תוכן מסווג
  • מניעת דליפת מידע
  • בקרת גישה למסמכים
  • ניהול בטיחות מידע
  • שקט נפשי למעסיקים

דוגמת מעקב מסמכים

מעקב מסמכים היום
דוח חודשי.docx
Microsoft Word • 1.2MB
16:15
חוזה עבודה.pdf
Adobe PDF • 856KB
16:08
נתונים פיננסיים.xlsx
Microsoft Excel • 2.1MB
15:45
מסמך רגיש
זוהה תוכן מסווג
15:30

מוכנים למעקב מסמכים מתקדם?

הצטרפו לאלפי הורים ומעסיקים שכבר משתמשים ב-SpyPhone למעקב מסמכים מקיף ושקט נפשי